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株式会社JR西日本金沢メンテック 様
2019年3月
目次
JR西日本のグループ会社として、北陸エリアを走行する車両の整備・清掃、駅舎、ビルなどのメンテナンス事業等を展開する株式会社JR西日本金沢メンテック。同社は株式会社三菱電機ビジネスシステム（MB）が販売する就業システム「ALIVE SOLUTION TA」と給与計算システム「給与指南」等のパッケージを中心に基幹システムを再構築しました。2017 年秋からの大幅な給与体系の見直しに対応すべく、現行システムをバージョンアップ。手当内容の見直しや個人別の昇給履歴の確認などの仕組みを新たに追加することで、システムの操作性が向上しました。勤務形態に合わせたシステム化により、業務効率の向上に期待が寄せられています。
総務部 次長（人事課長） 松本 善博 氏（左）、
企画部 経理課 担当課長 西田 浩一 氏（中）
総務部 人事課 担当課長 山田 裕史 氏（右）
JR西日本金沢メンテックは、北陸新幹線やJR西日本の特急などの鉄道車両の整備、車両・客室の清掃、車両基地における入換・誘導業務を中心に、駅、商業ビル、ホテルなど施設の清掃とメンテナンス、JR西日本、あいの風とやま鉄道、IRいしかわ鉄道管内の駅のフロント業務・お客様対応などの業務を受託しています。
従業員のうち本社勤務の約40 名を除く約800 名が事業所や駅・営業所の勤務です。車両清掃、駅舎清掃、ビルメンテナンス、駅の窓口などの業務内容によって勤務形態は大きく異なります。取締役 総務部長の宝島喜好治氏は「1年365日、日夜、列車の運行を支えるため、事業所や駅に勤務する従業員が複雑なシフト勤務で働いています。1日平均労働時間7 時間17 分の勤務を基本とし、業務の内容に応じたシフトを組み、列車運行やサービスに支障が出ないように勤務時間を管理することが私たちの使命です」と語ります。
天候や事故などの影響でダイヤが乱れることを考慮する必要があるため、就業や人事の管理は複雑になり、長年、スクラッチで開発したシステムで運用してきました。しかし、既存システムでは北陸新幹線開業による人員増や今後の法改定への対応も難しいことを想定し、基幹システムの再構築を決断しました。
再構築にあたり、要件として定めたのは開発期間が短縮できるパッケージ製品であること、今後の法改定等に対応できること、2015 年3月の北陸新幹線の開業の1 年前までにシステムを万全に稼働できる開発体制を有することの3点です。複数ベンダー、複数製品を検討した中から、要件に最も合致していたのがMBの「ALIVESOLUTION」と「給与指南」でした。
2011 年4月の導入時は、就業、人事情報、給与計算などからなる人事管理システムをパッケージで構築。社員の旅費を計算する旅費精算システムは、ALIVE SOLUTIONのワークフローを活用して自動化しました。パッケージではカバーできない勤務指定や超過勤務申請などを行う勤務指定システムや、定期昇給や賞与査定を行う査定システムは、MBがスクラッチで開発し、JR西日本グループの統一経理システムとの連携も実現しました。また、車両事業、駅事業、ビル事業独自の作業請求内容を管理し、作業にかかった超過勤務等を請求できるよう就業システムと連携する請求システムを別途スクラッチ開発しました。これにより請求漏れをなくすことが可能となりました。
また、ALIVE SOLUTIONのワークフローを活用して構築した資材管理システムによって、それまで手作業やFAX 等で、13の事業所ごとに個別で発注していた清掃用の洗剤、ワックス、モップ等の資材の調達業務を一元化しました。これにより在庫の適正化が図られ、購買コストを軽減することができました。
さらに、社員IDとパスワードを管理する「Active Directory」の環境を構築して情報漏えいとシステムの不正使用を防止。セキュリティー強化策として、クライアント運用管理ソフトウエア「SKYSEA Client View」とウイルス対策ソフトウエアを導入しました。拠点側の操作性を向上させるためにターミナルサーバーを構築したほか、大規模震災やパンデミック時のBCP 対策として安否確認サービスも導入しています。
システム面では、それまで物理サーバーで運用していたサーバーを仮想化して2 台のサーバーに統合しました。企画部 経理課 担当課長の西田浩一氏は「システムの冗長化による災害対策を実現するとともに、運用負荷を軽減し、インフラコストを削減することが狙いです」と語ります。
基幹システムの再構築は、2010 年8月から着手し、2011 年4月からの給与計算システムから順次稼働させながら、2012 年1月からは全システムが運用を開始しました。そして、総務部門の要員を増やすことなく北陸新幹線の開業する1 年前の2014 年3月を無事に迎えることができました。
導入して5年が経過した2017 年には、現行のパッケージがサポート終了を迎えることから、バージョンアップをするとともに、雇用形態や給与体系についてシステム改修を実施しました。
これまでは給与体系が「月給、日給、時給制」と3つに分かれており、さらに、一勤務や一回当たりの作業手当が複雑でした。これにより、日々のチェックや給与計算業務だけでなく、関係するシステムにも大きな負担となっていたため、複雑化していた雇用形態を見直しました。
また、より働きがいのある職場づくりのため、賃金体系等をシンプル化した内容に見直し、基本給や各種手当の増額、新設等の待遇改善を行いました。このようにして既存の人事や給与計算システム等のバージョンアップを実現できました。
「ALIVE SOLUTION」と「給与指南」のパッケージで構築したシステム、ALIVESOLUTIONのワークフローをベースに構築したシステム、スクラッチで構築したシステムの組み合わせにより、賃金改定にも迅速に対応でき、人事給与関連の業務を効率化する基盤ができました。
賃金改定は、魅力的な職場環境の整備にもつながり、今後の人材確保に貢献することが期待されています。今後の課題としては、さらなる業務効率化が挙げられます。総務部 次長（人事課長）の松本善博氏は「勤務指定表で従業員の労働時間や勤務日数を管理する際、規定外の労働時間が設定されると画面上に警告が表示されるようシステムの改修を行いましたが、警告を見落とすと修正せずに操作を続けてしまう懸念があります。そこで、現状は人的によるダブルチェックによって修正漏れを防いでいますが、100 名規模の従業員が働く大きな事業所では負荷が高く、効率的な業務遂行が必要」と語ります。
複数のシステムが稼働している関係上、各システムの連携をするのにも時間を要するといいます。業務に即した運用マニュアルの整備も今後の課題です。総務部 人事課 担当課長の山田裕史氏は「システム化で手作業がなくなっている反面、ミスをスルーしてしまうと給与計算に大きな影響を与えてしまう懸念があります。システムの連携を理解し、MBの支援を受けながら誰でも使いこなせる運用マニュアルを整備する必要性を感じています」と語ります。
事業継続計画（BCP）対策の観点から、2018 年度中にディザスタリカバリ（災害復旧）環境を外部のデータセンターに構築する予定です。さらに、システム面ではインフラの整備を検討していかなければならないと考えています。
JR西日本金沢メンテックは、JR西日本グループの一員として、安全第一を最優先に一人ひとりが技術・技能を高め、お客様に高い品質と快適なサービスを提供していきます。
システム構成イメージ
