介護施設の現場の運用に合わせてシステムの機能を10年以上にわたり拡張し、ケア記録を活用したサービスを強化

大阪府豊中市を中心に、関西エリアで特別養護老人ホームなどの介護施設を運営する社会福祉法人ウエル清光会グループ。同グループは2006年より三菱電機ITソリューションズ株式会社（MDSOL）が販売する介護システム「ほのぼのNEXT」を利用してきました。2019年には携帯端末からのケア記録入力を可能とする「Care Palette（ケアパレット）」を導入し、いつでもどこでも利用者から目を離すことなくタイムリーに記録ができる環境を実現。さらに「CELF for ほのぼの」を活用し、1週間分の介護内容をまとめた「総合記録シート」を全施設で共通化することで、よりよい介護サービスの提供を実現しています。

社会福祉法人 ウエル清光会 清豊苑 施設長　細川 和孝 氏（左）
社会福祉法人香聖会 宙豊中 施設長　加藤 大輔 氏（右）

ウエル清光会グループは、複合型施設を中心に大阪府豊中市で8施設、兵庫県宝塚市と芦屋市で計3施設、さらに保育園を加えた合計12施設を運営しています。職員数はグループ全体で約900名、うち7割が介護職という構成です。社会福祉法人ウエル清光会 清豊苑 施設長の細川和孝氏は施設の特徴について次のように説明します。

「豊中の8施設は、特養、デイサービス、ショートステイ、グループホームなど多岐にわたり、横の連携を密に取りながら地域の方々にきめ細かなサービスを提供しています。宝塚には定期巡回・随時対応型訪問介護サービスもあり、介護から看取りまで細かなケアが可能です」

同グループは、2006年から介護システムとしてMDSOLが提案した「ほのぼのNEXT」を利用しています。しかし、施設利用者の行動、バイタル情報、摂取した水分量、事故情報などを一旦記録用紙に手書きした後、1日の終わりに夜間勤務の職員がまとめてシステムに入力する運用を続けていたため、二重入力による作業負荷が大きくなっていました。また、施設ごとに記録用紙をカスタマイズしていたため、職員が異動した際に記録用紙の違いに戸惑うこともあったといいます。

そこで、入力作業の効率化を目指し新たな介護システムの導入を検討しました。

上記の要件を満たすシステムを検討した同グループは、「ほのぼのNEXT」を継続採用し、タブレットなど携帯端末を使ってケア記録を入力するアプリ「Care Palette」と、帳票出力システム「CELF for ほのぼの」を追加導入することにしました。MDSOLの選定理由は、ほのぼのNEXTの運用を長年支援してきた実績と、導入から運用まで広くサポートが可能であること、電子化を実現するうえで必要な無線LAN環境の構築等、インフラも含めたトータル提案にありました。社会福祉法人香聖会 宙（すばる）豊中 施設長の加藤大輔氏は次のように語ります。

「MDSOLの紹介を受けて検討チーム全員で見学した介護施設が、完全ペーパーレス化を実現しているのを見て、衝撃を受けたことが一番の理由です。ほのぼのNEXTにCare Paletteを追加するだけであれば導入コストも抑制でき、操作性も大きく変わりません。介護業務に精通し、現在のシステム運用を長年にわたって支援してきたMDSOLであれば、サーバーやネットワークなどのインフラからシステムの導入まで、安心して任せられると判断しました」

導入に向けた取り組みは、まずはほのぼのNEXTを初めて利用する施設（宙豊中）に、サーバーやネットワーク環境を追加・増強することから進めました。システム導入後、宙豊中の施設職員約60名に対してCare Paletteを使った入力方法や、CELF for ほのぼのを使って「総合記録シート」を出力する方法を説明し、2020年3月から新システムの利用を開始しています。

「新規導入の施設から始めたのは、職員の心理的な負担を下げ、そこでの成功例を全施設に展開するためです。電子化への移行をスムーズに進めるために、切り替え前から部門リーダーを集めて勉強会を実施し、導入時は各部門に操作に慣れた人を配置してサポートしました」（加藤氏）

その後、ほのぼのNEXTを利用している既存の8施設に、Care PaletteとCELF for ほのぼのを追加導入して2020年12月までに展開を完了しました。展開時は先行稼働した施設に未導入の施設の職員を集め、携帯端末を使った入力方法を体験しながら習得してもらい、各施設のキーマンが職員への教育を実施したといいます。

2021年7月現在、Care Paletteを導入した9施設では合計約160名の職員が、携帯端末を利用して日々の介護・看護状況を記録しています。端末は、施設内を常時移動する介護職員はスマートフォン、情報の一覧性を重視する看護職員はタブレットと使い分けています。

「『一介護一ケア記録』の実現で、介護職員は利用者様から目を離すことなく、タイムリーに記録入力ができるようになりました。電子化によってサクサク入力することが可能になり、記録する情報量も増えています。操作に慣れた今では、職員にとってCare Paletteはなくてはならない存在となっているようです」（加藤氏）

以前のように夜間に紙のシートを見ながらシステムに入力することもなくなり、1日につき30分から1時間の作業時間が削減されました。ペーパーレス化が進んだ結果、記録用紙を管理・保存する手間や、紙の書類の中から過去の記録を探したりする負担もなくなっています。

「以前は、紙の記録用紙がある場所まで行かなければ、利用者様の行動記録や摂取した水分量などが確認できませんでした。現在はスマートフォンから直接確認ができるため、手元で記録を見ながら状況を察知して適切な処置を施すことができるようになりました。特に、新型コロナの影響で人との接触が限られたときに施設内のどこからでも利用者様の介護状況、バイタル情報、食事量などをタイムリーに確認できたことは、大きな成果です」（細川氏）

利用者の1週間分のケア記録等をまとめた「総合記録シート」は、施設ごとにばらばらだったフォーマットが統一されました。一部の施設では、職員の確認用ばかりでなく、利用者の家族に対する説明用にも活用しています。