運輸業界の勤務体系に対応した就業管理システムを導入し勤務状況の把握をリアルタイムに実現

羽田・成田の両空港と、関東の主要ターミナル駅やホテル間を結ぶ「リムジンバス」でおなじみの東京空港交通株式会社。同社は2010 年に株式会社三菱電機ビジネスシステム（MB）の就業システム「ALIVE SOLUTION TA」を導入しました。2017 年には、現行システムをバージョンアップし、シフト勤務や宿泊のある隔勤で働く車両整備やバスの管制業務など、すべての管理部門に適用範囲を拡大し、多様な勤務体系に対応しました。これにより、管理部門の従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できるようになり、適切な労務管理を実現しました。さらに、Excelを使って作成していた書類や資料の作成業務もシステム化により効率化され、担当者の負荷も大きく軽減されました。

左から、人事部長　島津 哲也 氏、人事部　人事課長　堀 隆史 氏、人事部　人事課長代理　堀越 勇介 氏、人事部　人事課　永見 楓 氏

東京空港交通は、1954年の創業以来、羽田・成田空港発着のリムジンバスの運行を通して60年以上にわたり日本の空港アクセスの一翼を担ってきました。現在は関東エリアで1日約1,300便を運行し、年間933万人が利用しています。リムジンバス以外にも、旅客ターミナルビルから離れて駐機する航空機と旅客ターミナルとを結ぶ「ランプバス」による航空旅客の輸送業務や、羽田・成田空港を利用する団体客用の貸切バス業務も行っています。近年は、2020年の東京オリンピック・パラリンピックとその先を見据えた成長戦略に向けて、ユニバーサルなフレンドリーサービス“Friendly for all”を全社方針に掲げ、バリアフリー化、ユニバーサル化、グローバル化をハード・ソフトの両面から推進しています。

同社の従来の就業管理は、機械式のタイムレコーダーとタイムカードを利用し、月末に手作業で集計していました。しかし、2010年4月の改正労働基準法施行により月60時間を超える法定時間外労働の残業代割増率が変更されたことに伴い、労働時間のリアルタイム管理と集計処理業務の効率化に向けてシステム化を決断。取り引きのあった代理店の推薦によりMBの就業システム「ALIVE SOLUTION TA」を導入しました。

同社の乗務員以外の勤務体系は、9時から17時20分までの日勤で働く総務、人事などの間接部門と、365日の運行に対応するため土曜出勤と指定公休のシフト勤務体制を取る車両整備部門、宿泊のある隔勤を含む4勤1休体制のトラフィックコントロールセンターの3つに分かれていますが、2010年のシステム化の適用範囲は間接部門の従業員にとどまっていました。人事部 人事課長の堀隆史氏は「ALIVE SOLUTION TAを導入したものの、管理できる範囲は人事や総務部門の約30名に限られ、それ以外の部門は月の労働時間が月末にならないと把握できませんでした。そこで、既存システムがサポート終了を迎えるのをきっかけに、就業管理システムの刷新を検討することにしました」と語ります。

就業管理システムの刷新に向けた検討を本格化した東京空港交通は、現状の課題をMBに相談。最新バージョンのALIVE SOLUTION TAであれば、標準機能でシフト勤務や宿泊のある隔勤などの勤務体系に対応できるとの回答を受け、バージョンアップによりこれまで利用していなかった車両整備部門・トラフィックコントロールセンターも就業管理をシステム化する決断をしました。人事部長の島津哲也氏は次のように語ります。

「運輸業界の勤務体系に対応でき、システム化の適用範囲が拡大できることが一番の決め手でした。加えて、予備として確保していたタイムレコーダーやICカードが流用できること、システムに関してだけでなく労務管理に関するMBのノウハウが期待できることも選定のポイントになりました」

ALIVE SOLUTION TAのバージョンアップによって宿泊のある隔勤対応や週40時間の遵法対応などを実現。カスタマイズは仮眠時間や休憩時間の管理、休日自動判定など一部で発生したものの、多くは標準機能で対応することができました。人事部 人事課長代理の堀越勇介氏は次のように振り返ります。

「MBには当社独自の業務にもカスタマイズによって対応していただきました。バージョンアップに伴い羽田や成田の車両整備工場に新たにICカード式タイムレコーダーを設置したり、本部と繋ぐ回線の敷設、システムの使い方を教育する作業もありましたが、MBの的確なサポートもありスムーズに進めることができました」

今回のバージョンアップにより、システムで管理する従業員数は従来の約4倍に拡大しました。現在は、従業員がパソコンで自身の勤務状況の確認や、管理職が部下の勤務状況をリアルタイムに確認できるようになりました。堀氏は「就業実績がいつでも把握できるため、管理職は『今月は残業時間が多い傾向にあるので、早めに帰るように』といった指導がタイムリーにできるようになりました。また、残業時間が突出している従業員がいた場合には、業務配分や人員配置の見直し等の対策を講じるなど、適切な労務管理ができるようになりました」と効果を語ります。ユーザーでもある人事部 人事課の永見楓氏は「残業時間が事前に設定していた時間を超過すると、システムのアラート機能で通知が来て、該当項目が赤い表示に変わります。視覚化されることで残業に対する意識も変わり、仕事にメリハリをつけられるようになりました」と話します。

また、人事部における日々の管理業務も大幅に効率化されました。従来の紙のタイムカードの管理では、勤怠の締め日に従業員がタイムカードをもとに自分の残業時間を集計し、上長に申請して承認を経てから人事課が法定外労働時間の残業時間を集計していました。これが、システム化によって従業員は紙の残業申請書を出す必要がなくなりました。

「従来は複雑な法定外労働時間の残業時間の集計に２～３日かけていましたが、システム化されたことでこの作業が約1日分短縮されました」（永見氏）

さらに、午前休や午後休があった場合の時給計算も自動化されました。労働基準監督署による調査の際に提出する勤務実績表などの書類もすぐに作成して提出ができるため、調査対応の負荷は大きく軽減される見込みです。