MINDが有効性を実証した働き方改革を実現する「MIND テレワークソリューション」

生産性向上の観点から注目が集まる「働き方改革」。三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社（MIND）は、社員主導で実現可能な施策を検討し、その一つとしてサテライトオフィスのトライアルを実施しました。3ヵ月間のトライアルで成果を得たことから2019年1月から本導入が始まっています。営業本部では、モバイル端末の利便性とセキュリティーを両立するMINDセキュアモバイルマネジメントサービスを導入し、すき間時間の有効活用を実現しました。これらの成果をもとに開発した「MINDテレワークソリューション」で、お客様の働き方改革の実現を支援します。

MINDは生産性の向上につながる働き方改革を実現するため、2017年度に「MIND版働き方改革全社委員会」を設置し、社員主導で具体的な施策の検討を開始しました。総務部 企画労政課長の中野孝博氏は「社員がイキイキ・ワクワクしながら明るく仕事に取り組むことが、結果的に生産性の向上や顧客満足度の向上につながるという思いから、“EnjoyWorking!@MIND”をスローガンに掲げました」と振り返ります。

同委員会は、総務、経理などの管理部門、営業部門、ICTサービスの開発を手がける事業部門から参加者を募り、34名で組織しました。委員を3つのグループに分けて、社員から出された400件以上の課題・改善要望を整理・分析し、「環境」「ツール」「制度」「モチベーション」の4つの分野に活動施策を分類して総括しました。そして、移動時間の削減、通勤・出張の負荷低減、顧客対応の迅速化などに有効な施策としてサテライトオフィスの導入を提言しました。

「すでにMINDでは、会議室予約システムやテレビ会議システムなどが導入され、会議時間の短縮、移動時間の削減、ペーパーレス化など、ツールを活用した業務改善を進めていました。そして外出時のすき間時間の有効活用の観点から次に着目したのがサテライトオフィスでした」（中野氏）

各部門の協力を得て、2018年9月から11月までの3ヵ月間、不動産会社などが提供するシェアオフィスサービスを利用したサテライトオフィスのトライアルを東京を中心に全国で実施。管理系、営業系、技術系の社員から参加を募り、95名が利用した結果、3ヵ月間の延べ利用回数は約200回、利用時間は約270時間に達しました。

実施後のアンケートでは、83％の社員が「残業が減った」「効率が上がった」など効果があったと回答しています。そこで2019年1月より、全社に向けてサテライトオフィスの本格導入を開始。対象者を総合職以上で外勤が多い社員の中から、モバイルワークが可能と上長が判断した社員に設定しました。2019年3月末時点で約300名がサテライトオフィスを利用しています。

MINDの営業本部では働き方改革の一施策として、MINDセキュアモバイルマネジメントサービスを活用した業務改善に取り組んでいます。

営業本部 戦略営業推進部 次長の小川直樹氏は「メール処理や承認作業など、これまで社内のPCで行っていた業務を外出先からモバイル端末で行うことにより業務全体のスピードを高め、業務効率化することを目的としました。また、その実績がお客様にサービスを提案する際のアピールにつながると考えました」と説明します。

サービスの導入にあたり、モバイル端末の種類と利用形態を標準化し、移動中はスマートフォン、サテライトオフィスではノート型シンクライアントまたはiPadの利用に統一しました。
サテライトオフィスではMIND仮想デスクトップサービスを使った社内システムへの接続やWeb会議サービスを使った会議参加が可能ですが、移動中は情報漏えいリスクの観点からメールと社内文書の閲覧のみ可能としています。

サービス導入後にアンケートを実施したところ、外出中にモバイル端末でメール処理や承認処理などができるようになったことで、1人あたり月13.3時間の時間が削減できたことが判明しました。

「アンケートでは、効率化したことで、担当者では43％、管理者でも37％が客先訪問の時間が増えた、あるいは客先訪問の準備や訪問後のフォローに時間を割くことができたと回答しており、営業活動の質の向上にもつながっています」（小川氏）

総務部が主体で推進したサテライトオフィスのトライアルと、営業本部が実施したモバイル端末を使った業務効率化の施策の効果を踏まえ、MINDは2018年8月に「MINDテレワークソリューション」をリリースしました。MINDテレワークソリューションでは、モバイル端末を使って安全に外出先からメールや社内文書を閲覧できるセキュアモバイルの機能に特化した「ベーシックパック」、セキュアモバイルの機能に外出先から社内の人とWeb会議でコミュニケーションができる機能を加えた「リモート会議パック」、セキュアモバイルの機能に外出先でも社内の人とスマートフォンを用いた内線電話の発着信ができるFMC（Fixed and MobileConvergence）の機能を追加した「スマートフォン内線化パック」、これらすべての機能をまとめた「トータルパック」の4種類を用意しています。

ソリューションを開発した意図について営業本部戦略営業推進部 営業企画課 エキスパートの坂口雅史氏は次のように語ります。

「日常的にお客様から伺っているニーズを加味しながら、MINDの事業部門と共同でサービス内容の検討を重ねました。その中から最も要望の多いモバイル端末を利用した外出先からメールと社内の情報へのアクセス、外出先からの社内会議への参加、外出先からの内線電話の利用の3つをピックアップし、お客様の用途に合わせて導入できるパックを用意しました。特にサテライトオフィスでは社内の各部署と調整を取る機会が増えるため、効率化や通信料削減の面からもWeb会議やFMCの機能は有効です」

すでにセキュアモバイルの機能を中心に、2018年12月時点で三菱電機グループだけで約22,000IDが導入済みで、一般企業への導入も急速に拡大しています。「お客様からは、外出先でも素早く安全にメール閲覧できることや承認処理ができることが好評で、業務のスピードが向上したという反響が寄せられています」と坂口氏は語ります。