電子帳簿保存法第10条に対応テレワークに必須の電子取引サービスでペーパーレス化や印紙代の削減に貢献

新型コロナウイルス感染症対策で、テレワーク、オンライン会議、オンライン営業へのシフトが進んでいます。ところが、押印や紙の印刷のために出社せざるを得ない業務も多く、テレワークを阻害する要因となっています。そこで三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社（MIND）は、”簡単導入”＋”あっという間にサインできる”をコンセプトにした「電子取引サービス@Sign（アットサイン）」を開発しました。これにより脱ハンコ化やペーパーレス化が加速し、紙の契約書類などで必要な印紙代の削減にも貢献します。

三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社セキュリティ事業部 トラストサービス部 第二課長　田口 拓也 氏（左）
三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社 営業本部 戦略営業推進部 次長 兼営業推進課長　中谷 昌樹 氏（右）

政府が主要政策の1つとして掲げる「行政のデジタル化」や「デジタル庁の新設」などが進む中、注目を集めているのが「脱ハンコ化」です。脱ハンコ化は行政手続きだけにとどまりません。押印や紙の印刷のためだけに出社せざるを得ない状況が、テレワークを阻害する要因になっており、改善策として電子契約サービスが注目を集めています。

こうした状況を踏まえてMINDは、「電子取引サービス@Sign」（以下、@Sign）を開発しました。@Signは、電子契約、電子取引、電子検認をオンラインで完結させるクラウドサービスです。電子文書に電子署名と認定タイムスタンプを自動付与することで、書類作成者と作成日時、および作成以降に改ざんされていないことを証明します。

電子取引への移行によって得られる最大のメリットは、ペーパーレス化が実現し、契約に関わる印刷・郵送費用や印紙代が不要になることと、印刷・封入にまつわる事務作業の効率化です。紙の保管場所も不要となるため、オフィススペースの節約にもつながります。

セキュリティ事業部 トラストサービス部 第二課長の田口拓也氏は「オンラインで承認から契約締結までが完結するため、押印のためだけに出社する必要がなくなり、テレワークや働き方改革の実現に貢献します」と語ります。

@Signの開発コンセプトは、”あっ！” という間の簡単導入と、”あっ！” と驚くほど簡単にサインできる利便性を追求していることにあると、田口氏は語ります。クラウドサービスのため、最短で10営業日で導入できます。また、Web API（Application Programming Interface）を用いることで、既存の資材システム、受発注システム、顧客管理システム、基幹システム、文書管理システムなど各種システムとも容易に連携することができます。

電子文書の回覧者や回覧状況を確認するためのワークフローも実装し、スムーズな書類のやり取りを実現します。わかりやすいWebインターフェースで、直感的に操作をすることができます。

@Signは、電子契約・取引で必要な認定タイムスタンプや電子署名から、サービス提供に必要なクラウド基盤やネットワーク環境まで、すべてMINDが保有するサービスで完結する”オールMIND”を実現していることが特徴です。

「MINDでは、2001年から独自の電子証明書サービス、タイムスタンプサービス、長期署名サービスなどを開発し、MINDトラストサービスTrustMinderシリーズとして提供してきました。@Signは、20年にわたるサービス提供実績のもと、最新の企業ニーズを踏まえこれらのサービスを組み合わせ、かつMIND自体がテレワークに取り組み蓄積してきたノウハウを最大限に活用して開発しました。サービスを提供する基盤は、日本国内にあるMINDデータセンターを活用し、24時間365日体制でセキュリティを重視した運用を行っています」（田口氏）

@Signは、機能面でもMINDならではの独自性を打ち出しています。1つは、取引先との契約書・見積書などの授受を中心とした電子契約・電子取引の用途以外にも、社内での承認などの用途に使える電子検認の機能を装備していることです。同様の電子契約サービスの中でも、社内の電子検認に対応しているのは@Signのみ（MIND調べ）で、特に在宅勤務が進んでいる現在、社内書類を確実にやり取りしたいケースでは非常に有用な機能です。

2つ目は、紙を介在することなく電子データをそのまま保存する「電子帳簿保存法第10条」に対応していることです。MIND発行の電子証明書・認定タイムスタンプを組み込んだシステムとして、電子帳簿保存法上の保存要件（真実性の確保、可視性の確保（検索要件））に対応していることを確認しています。

3つ目は、個人署名（当事者型）と事業者署名（立会人型）の両プランに対応していることです。電子署名には、個人署名と事業者署名の2種類があり、法的効力や本人性の担保などで違いがあります。個人署名は、事前に本人確認をしたうえで発行した電子証明書を利用し、本人だけが利用できる環境で署名する方法のことです。身元確認がされているため法的効力は高く、本人性もより高いといえます。もう1つの事業者署名は、利用者が指示して、サービス提供事業者（MIND）が代わりに署名するもので、本人性はサービスのログ等を合わせることで確認できます。個人署名より本人性は弱まるものの、電子証明書が必要ないため導入が簡単で、負担も大きくありません。両者に対応する@Signでは、取引相手の意向や取り交わす文書の重要性などによって使い分けることができます。

「@Signは、弁護士や税理士とタッグを組み、建設業法や電子帳簿保存法など各種法令、ガイドラインに準拠したサービスです。弁護士ではIT法務に詳しい宮内・水町IT法律事務所の宮内宏氏、税理士では国税庁OBで帳簿書類電子化のスペシャリストであるSKJコンサルティングの袖山喜久造氏の指導を受けています」（田口氏）